Cómo usar Microsoft Copilot en 2026: guía paso a paso

Sección 01Qué es Copilot en 2026

Copilot es el asistente de IA de Microsoft. El nombre lo dice todo: tú eres el piloto con las manos en los mandos, y Copilot sugiere, calcula, redacta y te quita de encima el trabajo pesado. Nació en febrero de 2023 como un chat dentro del buscador Bing. A finales de ese año pasó a llamarse Copilot, y desde entonces Microsoft lo ha metido en casi todo lo que lanza: Windows, el navegador Edge, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e incluso el Bloc de notas y Paint.

Por dentro funciona con modelos de OpenAI, la empresa que creó ChatGPT, más modelos propios de Microsoft para voz e imágenes. Desde el otoño de 2026, las versiones para empresas también permiten elegir los modelos Claude de Anthropic. Como usuario no tienes que pensar en nada de esto: el chat gratis tiene un modo Smart en el que Copilot decide qué modelo usar para tu pregunta. Una pregunta rápida recibe una respuesta rápida; una tarea difícil va a un modelo que se toma más tiempo para pensar.

Si quitas el marketing, Copilot se diferencia de otros chatbots en tres cosas.

• Respuestas con enlaces. Copilot salió de un buscador, así que por defecto va a la web y muestra de dónde sale cada dato. Para preguntas sobre precios, normas, noticias y servicios es muy práctico: ves la fuente al momento y puedes comprobarla.
• Trabaja con tus archivos de Microsoft. Si vives en Word, Excel y Outlook, Copilot ve tu documento, tu hoja de cálculo o tu hilo de correo desde dentro de la app. Nada de copiar texto a una ventana de chat y volver a pegarlo.
• Ya está en tu ordenador. En Windows 11, Copilot viene integrado en el sistema, y los portátiles nuevos incluso traen una tecla Copilot. La barrera de entrada es cero: pulsas la tecla y preguntas.

Ahora la parte honesta sobre sus puntos débiles. Copilot escribe los textos largos con una voz seca, algo corporativa. Es gramaticalmente correcto y cumple, pero las bromas y los giros coloquiales le salen forzados. Para posts, artículos y textos de venta uso Claude, y dejo Copilot para hojas de cálculo, correo y respuestas rápidas con fuentes. Hablo más de esto en la comparativa del final.

Sección 02Qué Copilot necesitas: 4 productos, un nombre

La mayor fuente de confusión con Copilot es que Microsoft le puso el mismo nombre a productos completamente distintos. Alguien lee un artículo sobre «Copilot para programadores», entra en la web, ve una ventana de chat y no entiende nada. Aquí va el desglose:

Si no escribes código, tacha GitHub Copilot de la lista: está hecho para programadores y no te sirve para las tareas del día a día. Si vendes servicios, cursos o consultoría, tu camino es este: empieza por el chat gratis, mira al cabo de una semana si te basta y solo entonces decide si te suscribes para Word y Excel.

Una nota sobre Copilot para empresas. Se llama Microsoft 365 Copilot, y lo conecta un administrador de IT al correo y a los archivos de la organización. Si trabajas por cuenta ajena y ya te ha aparecido un icono de Copilot en Outlook, es ese. Tiene sus propias reglas de datos y su propio conjunto de funciones, incluido el modo Cowork, en el que Copilot ejecuta por su cuenta tareas de varios pasos. Para un profesional autónomo o una pequeña escuela online es demasiado; una suscripción personal es más que suficiente.

Sección 03Cómo empezar y entrar

La buena noticia: entrar en Copilot lleva unos dos minutos, y seguramente ya tienes todo lo que necesitas. Copilot está disponible en España, en casi toda Latinoamérica, en Estados Unidos, en la UE y en la mayoría de los demás países, y Estados Unidos suele recibir antes las funciones nuevas.

Esto es lo que necesitas:

• Una cuenta Microsoft. Es un único acceso para todos los servicios de Microsoft: Windows, Outlook, OneDrive, Xbox, Skype. Si usas un PC con Windows o alguna vez has tenido una dirección de Hotmail u Outlook, casi seguro que ya tienes una.
• Cualquier correo, si aún no tienes cuenta. Puedes crear una cuenta Microsoft con Gmail, iCloud, Yahoo, el dominio de tu trabajo o una dirección nueva de Outlook.com. Es gratis.
• Un navegador actual o la app. Edge, Chrome, Safari y Firefox funcionan. En el móvil, la app Microsoft Copilot está en la App Store y en Google Play.

Paso a paso, queda así:

Una palabra sobre el pago. La suscripción a Microsoft 365 se cobra a una tarjeta a través de tu cuenta Microsoft, y el precio depende del país de tu cuenta. Más abajo verás los precios de Estados Unidos; en España se cobra en euros y la cifra puede variar. Cómprala directamente a Microsoft o en una tienda oficial. No compres «cuentas compartidas baratas» a revendedores: una cuenta así pueden bloquearla en cualquier momento, y tus archivos de OneDrive se van con ella.

Si estás de viaje y ves «Copilot no está disponible en tu región», normalmente es por la red a la que estás conectado, no por tu cuenta. Cambia de conexión o mira la tabla de problemas de la sección 13.

Sección 04Gratis o de pago: planes de 2026

A finales de 2025, Microsoft reorganizó sus planes. La suscripción independiente Copilot Pro de $20 al mes ya no se vende. Su lugar lo ocupa Microsoft 365 Premium, y los planes normales Personal y Familia recibieron Copilot con una asignación mensual de créditos de IA. Los precios de abajo son los de Estados Unidos.

¿Qué es un crédito de IA? Una acción de Copilot dentro de una app: reescribir un párrafo en Word, hacer un resumen en Excel, preparar el borrador de una presentación. Sesenta créditos salen a unas dos o tres peticiones al día. Basta para «acortar un correo de vez en cuando», pero no para trabajar a diario con informes. Los créditos no se acumulan: el contador se reinicia a principios de cada mes.

Qué debes saber del chat gratis. Microsoft no publica los límites exactos y los ajusta según la carga. En la práctica, el trabajo normal con texto te dura todo el día; donde la gente suele toparse con el techo es en las imágenes y el modo de voz. Cuando se te acaban, Copilot te ofrece un modelo más ligero o te pide que vuelvas mañana.

Mi consejo sobre el dinero es sencillo. Pasa una semana en el chat gratis, pegando texto de tus documentos. Si te pillas llevando tablas de Excel al navegador y de vuelta diez veces al día, contrata Personal. Si a mitad de mes ya has gastado los 60 créditos, pásate a Premium.

Sección 05Tu primer prompt en 5 minutos

Vamos con una tarea real que tiene casi todo el que lleva redes sociales: un plan de contenido para la semana. Nuestro ejemplo es una nutricionista que vende consultas individuales de nutrición.

Así queda la conversación completa:

Por qué ha funcionado. El prompt tiene un nicho, un tamaño de audiencia, un precio, un retrato del público y un formato de salida. Copilot no tuvo que adivinar para quién escribes, así que los temas cayeron en la vida real de una oficinista. En el plan no aparece ningún genérico «beneficios del brócoli». Y el segundo mensaje: corregiste un punto de una respuesta terminada sin reescribir todo el prompt. Es más rápido y gasta menos límite.

El error más común es una sola línea tipo «inventa posts sobre nutrición». Recibirás exactamente lo que ya has visto en otras cien cuentas. Otro error es fiarte de las cifras de la respuesta sin comprobarlas. Si Copilot escribe «los estudios muestran que el 70% de las mujeres…», haz clic en el icono de la fuente y mira de dónde sale. A veces la fuente es real; a veces la cifra es inventada.

Sección 06Qué puede hacer Copilot: modos y funciones

Copilot tiene una lista larga de funciones, y Microsoft la cambia a menudo. Abajo tienes lo que de verdad sirve para trabajar, sin lo exótico.

Modos de respuesta

• Smart. El modo por defecto: Copilot elige el modelo por sí solo. Para el 90% de las tareas no necesitas nada más.
• Think Deeper. El modelo piensa más, se revisa a sí mismo y expone la solución paso a paso. Úsalo para calcular la economía unitaria, comparar planes de precios o desenredar una carta confusa de Hacienda.
• Deep Research. Copilot lee por su cuenta decenas de páginas y monta un informe con enlaces. Tarda unos minutos. Va bien para una visión general del mercado, un estudio de la competencia o las normas nuevas de una plataforma.

Imágenes

Pídele que «dibuje» o que «cree una imagen», y Copilot hace un dibujo a partir de tu descripción. Va bien para portadas de posts, ilustraciones de clases y bocetos de banners. Las letras son una lotería: una palabra corta en letra grande suele salir bien, mientras que una frase larga sale deformada. Añade el texto después en un editor. Si quieres ir más allá con las imágenes, mira mi guía para crear banners con IA.

Fotos, archivos y capturas de pantalla

Haz clic en el clip o en el signo más que hay junto a la caja de mensajes y sube una foto, un PDF, un documento de Word o una hoja de cálculo. Copilot lo lee y responde según lo que hay dentro: te resume un contrato, encuentra errores en un presupuesto, saca cifras de la captura de un informe o te explica un gráfico. Hazle una foto con el móvil a la carta de un restaurante o a la etiqueta de un producto, y también se apaña.

Voz y Vision

La app tiene un modo de voz: hablas, Copilot responde en voz alta y puedes interrumpirle. Es práctico en el coche o dando un paseo, cuando quieres darle vueltas a la idea de un post. En el modo de voz puedes activar a Mico, un personaje animado que reacciona a la conversación. Está ahí para divertir y no influye en la calidad de las respuestas.

Copilot Vision es un modo en el que Copilot ve lo que le enseñas: la cámara del móvil o la pantalla del ordenador. Enséñale tu panel de anuncios y pregúntale dónde cambiar el presupuesto, y te dirá dónde hacer clic. Vision no está disponible en todas partes, y algunos usos exigen una suscripción a Microsoft 365, así que si no ves el botón, es por tu región o por tu plan.

Memoria

Copilot puede recordar datos sobre ti de una conversación a otra: tu nicho, tu público, tu estilo, fechas importantes. Díselo directamente: «Recuerda: soy psicóloga, trabajo con adultos con ansiedad, escribo sin jerga y trato a los lectores de tú». En los chats siguientes lo tendrá en cuenta. Puedes ver y borrar lo que recuerda en la configuración de memoria.

Grupos

Copilot Groups es un chat compartido al que puedes invitar con un enlace a hasta 32 personas. Copilot participa como uno más: resume la conversación, cuenta los votos y reparte tareas. Un ejemplo real: tú, tu socio y tu asistente estáis planificando el lanzamiento de un curso, todos soltáis ideas en el mismo grupo y Copilot las convierte en un plan con fechas.

Conectar el correo y las unidades en la nube

En la configuración hay una sección de conectores. Puedes añadir Outlook y OneDrive, además de Gmail, Google Drive y Google Calendar. Después puedes preguntar «Busca el correo de mi gestor sobre la conciliación» o «¿Qué tengo en el calendario el jueves?». Copilot encontrará la respuesta en tus datos. Conecta solo lo que de verdad necesites: cada conexión es una puerta más a tus datos.

Pages

Copilot Pages es un espacio de trabajo al que puedes llevar una respuesta del chat y seguir editándola con Copilot, como si fuera un documento. Es práctico cuando una conversación se convierte en algo largo: el plan de una clase, una oferta, el guion de un webinar.

Sección 07La fórmula de prompt para Copilot

Como cualquier IA, Copilot responde exactamente a la pregunta que le haces. Una pregunta vaga recibe una respuesta vaga. Yo uso una fórmula de cinco partes, y funciona tanto en el chat como en Word y Excel:

Todo junto, el prompt queda así:

Tres trucos además de la fórmula que suben bastante la calidad:

• Dale una muestra. Pega uno de tus posts que funcionó bien y escribe: «Escribe con el mismo estilo». Copilot capta la longitud de tus frases, cómo te diriges a los lectores y tu ritmo.
• Pídele que te haga preguntas. Añade al final: «Antes de escribir, hazme 3 preguntas para aclarar». Copilot te preguntará cosas en las que no habías pensado, y la respuesta saldrá más afinada.
• Pide opciones. «Dame 10 titulares» funciona mejor que «dame un titular». Elegir una opción buena entre diez es fácil.

Si quieres entender la teoría que hay detrás y ver cómo se escriben prompts que funcionan de verdad, lee mi artículo sobre el ingeniero de prompts.

Sección 0820 prompts de chat para el trabajo real

Copia, rellena tus datos entre los corchetes y envía. Todos los prompts se han probado en el Copilot gratis.

Si publicas con regularidad, echa un vistazo a mi colección de prompts para redes sociales: tiene sets separados para stories, reels y carruseles.

Sección 09Copilot en Word, Excel, PowerPoint y Outlook: 20 prompts

Aquí es donde Copilot es más fuerte. Dentro de las apps ve todo tu documento, así que no copias nada. Necesitas una suscripción a Microsoft 365, la misma cuenta iniciada en la app y una versión de Office actualizada. El icono de Copilot aparece en la cinta de opciones de arriba o directamente dentro del documento.

Word: documentos, contratos, material para clientes

En un documento en blanco, Copilot te ofrece redactar un borrador. En uno que ya existe, selecciona un texto y aparece a su lado un icono para editarlo. El panel lateral responde a preguntas sobre el documento.

• Redacta un contrato de servicios de consultoría: las partes, el alcance, los honorarios [importe], las condiciones de pago y la cancelación y el cambio de sesiones.
• Resume este documento en 5 puntos para un cliente que no va a leerse 12 páginas.
• Reescribe el párrafo seleccionado con un lenguaje más sencillo para alguien sin conocimientos previos. Mantén todas las cifras.
• Convierte este texto en material para clientes: títulos, listas con viñetas y un checklist de 7 puntos al final.
• Encuentra contradicciones en este documento y lugares donde las fechas o los importes no cuadran.

Excel: hojas de cálculo sin fórmulas

Copilot en Excel funciona mejor con los datos en formato de tabla: selecciona el rango y pulsa Ctrl+T. Después basta con pedirlo con palabras normales. Si quieres saber más sobre hojas de cálculo e IA, mira mi guía de IA para hojas de cálculo.

• Calcula los ingresos por mes y muéstrame qué mes bajó. Haz un gráfico.
• Añade una columna con el ticket medio por cliente y resalta a quien haya comprado más de dos veces.
• Busca clientes duplicados por número de teléfono y suma sus totales.
• ¿Qué 3 conclusiones puedes sacar de esta tabla de leads? ¿De dónde vienen los clientes que de verdad pagan?
• Escribe una fórmula que marque una fila como «vencido» si la fecha de pago ya ha pasado y el estado no es «pagado».

PowerPoint: presentaciones a partir de un documento

La función más vistosa: Copilot monta una presentación a partir de un archivo de Word o de una descripción breve. El diseño sale limpio pero genérico, así que tómalo como un borrador y luego ajusta el diseño y añade tus propios casos.

• Crea una presentación de 10 diapositivas para un webinar a partir de [documento de Word]. Una idea por diapositiva.
• Añade una diapositiva con los tres niveles del curso y sus precios [precios].
• Reduce a la mitad el texto de cada diapositiva y pasa los detalles a las notas del orador.
• Reescribe los títulos de las diapositivas para que suenen a beneficios para el público.
• Añade al final una diapositiva de resumen: qué ha aprendido el público y qué hacer a continuación.

Outlook: una bandeja de entrada que no te entierra

En Outlook, Copilot resume hilos largos, redacta respuestas y te ayuda con el tono. Es útil cuando los clientes te escriben y un hilo llega a veinte mensajes.

• Resume este hilo: qué hemos acordado y qué se espera de mí.
• Escribe una respuesta: acepto mover la reunión al jueves a las 15:00; por favor, envíame tus preguntas con antelación.
• Haz que el tono de este correo sea más cálido, pero mantén firme la fecha límite de pago.
• ¿Qué correos de esta semana necesitan una respuesta mía? Una lista con una línea sobre cada uno.
• Escribe un recordatorio para los clientes sobre el webinar de mañana: la hora, el enlace [enlace] y qué preparar.

Si tienes Personal con 60 créditos, gástalos en Excel y PowerPoint: ahí es donde Copilot más tiempo te ahorra. Los correos y los textos cortos puedes hacerlos en el chat gratis y pegarlos.

Sección 10Copilot en Windows y en el navegador Edge

En Windows 11, Copilot es una app aparte que abres con el icono de la barra de tareas, con Win+C en algunas versiones o con la tecla Copilot en los portátiles más nuevos. Puedes activar la activación por voz: dices «Hey Copilot» y empieza a escuchar. La app es el mismo chat con algunos extras: puedes compartir tu pantalla con Copilot, y te mostrará dónde está un ajuste en una app o te explicará un mensaje de error.

Lo que de verdad sirve en Windows:

• Pregunta «cómo hago una captura de una parte de la pantalla» o «dónde activo el modo oscuro» y recibe una respuesta que encaja con tu sistema.
• Enséñale una pantalla con un error confuso y pregúntale qué hacer.
• Pídele que resuma el PDF que tienes abierto sin subirlo a ningún sitio.

En el navegador Edge, Copilot vive en la barra lateral de la derecha. Ve la página que tienes abierta, así que puedes pedirle:

• «Resume este artículo en 5 puntos».
• «Compara los planes de esta página con los planes de mi otra pestaña».
• «Saca las ideas principales de este vídeo de YouTube con marcas de tiempo».

Edge también tiene el modo Copilot, en el que Copilot actúa por sí mismo en las webs: rellena formularios, reúne información de varias pestañas y busca lo que necesitas. Es útil, pero ten cuidado: dale tareas sencillas y revisa el resultado, sobre todo cuando hay compras o datos personales de por medio.

Sección 1110 casos de uso si vendes servicios

La teoría está clara; ahora veamos cómo encaja en una semana real. Diez tareas que le daría a Copilot si hiciera consultas o vendiera un curso.

1. Ordenar leads en una hoja de cálculo. Exporta a Excel los leads de tu formulario y pregúntale a Copilot qué fuente trae a la gente que paga. Cinco minutos después sabes dónde poner tu presupuesto de anuncios.
2. Notas de sesión. Después de una llamada, pega tus notas y pide: «Escribe un resumen de la sesión para el cliente: de qué hemos hablado, la tarea y la fecha de la próxima sesión». El cliente recibe un correo ordenado, y tú das imagen de organización.
3. Material a partir de un webinar. Sube a Word la transcripción del webinar y pide un documento con títulos y un checklist. Ahí tienes un lead magnet listo.
4. Diapositivas para una sesión en directo. PowerPoint puede convertir ese mismo documento en un borrador de diapositivas. Solo te queda ajustar el diseño y añadir tus propios casos.
5. Respuestas a preguntas frecuentes. Reúne 20 preguntas que te hacen los clientes por mensaje privado y pide a Copilot respuestas cortas con tu tono. Se convierte en una chuleta para ti o para tu asistente.
6. Panorama de la competencia. Deep Research recorrerá las webs de tus colegas y hará una tabla de precios, formatos y promesas, con enlaces. Útil antes de subir tus tarifas.
7. Plan de contenido. Una vez a la semana: «Estos son mis últimos 5 posts y su alcance. Propón un plan para la semana que viene basado en lo que mejor ha funcionado».
8. Trabajar con testimonios. Pega testimonios y pídele que saque los resultados concretos de los clientes. Obtienes frases listas para anuncios y para tu página de ventas.
9. Correo. En Outlook, haz que Copilot te muestre cada tarde qué correos necesitan respuesta y que redacte las respuestas. Tú solo revisas y pulsas Enviar.
10. Finanzas del mes. Sube a Excel el extracto del banco y pregunta en qué se ha ido el dinero y qué suscripciones puedes cancelar. No es divertido, pero es útil.

Fíjate en que en todos los casos Copilot hace un borrador y la decisión final es tuya. Esa es toda la gracia de un copiloto.

Sección 12Qué no debes enviarle a Copilot

El Copilot gratis es un servicio en la nube. Tus mensajes van a los servidores de Microsoft, y la empresa puede usar parte de ellos para mejorar sus modelos salvo que lo desactives en la configuración. Así que hay unas cuantas reglas sencillas.

• Números de DNI o de la Seguridad Social, números de tarjeta, contraseñas – nunca. Ni los tuyos ni los de tus clientes.
• Datos personales de clientes – nombres completos, teléfonos, diagnósticos, detalles de la terapia. Si eres psicóloga, coach o nutricionista y quieres analizar un caso, anonimízalo: «una clienta, 34 años, ansiedad en el trabajo». El RGPD trata los datos de salud como especialmente protegidos, así que el Copilot para consumidores no es el sitio para ellos.
• Información confidencial del negocio – cifras privadas de tus socios, contratos con cláusula de confidencialidad.
• Documentos firmados – mejor cuenta lo esencial con tus propias palabras.

En la configuración de privacidad de Copilot hay interruptores para el entrenamiento del modelo con tus conversaciones y para la personalización. Te recomiendo desactivar el primero desde ya. Puedes borrar el historial de chats de una vez o conversación por conversación.

La versión para empresas tiene protecciones más estrictas: Microsoft 365 Copilot para organizaciones no entrena con los datos de la empresa, y eso está escrito en el contrato. Pero si eres un particular con una suscripción personal, se aplican las reglas normales de arriba.

Otra cuestión aparte es de quién son los textos y las imágenes que crea Copilot. ¿Puedes usarlos en anuncios y venderlos? Lo explico en detalle en de quién es el contenido creado con IA.

Sección 13Cuando algo falla

Si se rompe algo que no está en la tabla, descríbele el problema al propio Copilot: «Me sale este error [texto o captura]. ¿Qué hago?». La mitad de las veces te propone la solución él solo.

Sección 14Copilot frente a ChatGPT, Claude, Gemini y Perplexity

Ninguna IA es la mejor en todo. Yo tengo varias a mano y elijo según la tarea. Así queda Copilot frente a sus vecinas:

Cómo elegir en la práctica:

• Hojas de cálculo, correo y presentaciones en Office – Copilot.
• Posts, artículos y textos de venta con tu propia voz – Claude. Regístrate en claude.ai; con cualquier correo lleva un minuto. Si quieres ir más allá, mira mi colección de prompts para Claude.
• Google Docs y Gmail – Gemini.
• Investigación rápida con fuentes – Perplexity.
• Una suscripción que hace un poco de todo – ChatGPT. Si dudas entre los grandes, lee mi comparativa Claude 5 vs GPT-5 vs Gemini 3.

Sección 15Checklist de tu primera semana

• ☐ Día 1. Has entrado en copilot.microsoft.com con tu cuenta Microsoft.
• ☐ Día 1. Has desactivado en la configuración el entrenamiento del modelo con tus conversaciones.
• ☐ Día 2. Le has pedido a Copilot que recuerde tu nicho, tu público y tu tono.
• ☐ Día 2. Has hecho un plan de contenido semanal con la fórmula: rol, tarea, contexto, formato, límites.
• ☐ Día 3. Has subido un PDF o un contrato y has pedido un resumen con palabras sencillas.
• ☐ Día 4. Has hecho la portada de un post con «dibuja».
• ☐ Día 5. Has probado el modo de voz en un paseo y le has dado vueltas a la idea de un post.
• ☐ Día 6. Has lanzado Deep Research sobre tu competencia y has guardado la tabla.
• ☐ Día 7. Has contado cuántas veces esta semana has movido datos entre Office y el navegador. Más de 20 – es hora de pensar en una suscripción a Microsoft 365.

Sección 16Todo el camino en un minuto

Empieza hoy con una sola acción: abre copilot.microsoft.com, pega el prompt del plan de contenido de la sección 05 y cambia la nutricionista por tu propio nicho. En cinco minutos tendrás una semana de ideas para posts y sabrás si Copilot encaja con tu forma de trabajar.